Zeitmanagement Methoden und die größten Produktivitätskiller

von webtiger am 15. Februar 2013

Zeitmanagement Methoden

Zeitmanagement Methoden

Zuerstmal vorneweg: Es gibt mehrere Zeitmanagement Methoden und Ansätze. An anderer Stelle im Internet wurde bereits viel über die einzelnen Methoden geschrieben. Am Ende des Artikels findest Du die weitverbreitesten Zeitmanagement Methoden trotzdem noch einmal von mir zusammengefasst.

Doch zuerstmal folgende Frage: warum solltest Du Dich überhaupt mit Zeitmanagement Methoden beschäftigen? Ich selbst mache es ganz einfach deshalb, weil ich Zeit als ein extrem wertvolles Gut betrachte. Um genau zu sein, es gibt kaum etwas wertvolleres. Ich überlege mir deshalb immer sehr genau wem oder was ich meine Zeit widme. Wenn Du Dein Leben als wertvoll und bedeutungsvoll ansiehst, dann siehst Du es wahrscheinlich genau wie ich.

Wenn Du Deinen Lebenssinn und Deine Mission im Leben allerdings (noch) nicht kennst, dann hast Du wahrscheinlich keinen starken Anreiz Dich mit Zeitmanagement Methoden zu beschäftigen. Du wirst vielleicht ab und zu motiviert sein Dich mit Zeitmanagement Methoden zu beschäftigen, doch die Gefahr besteht, dass Deine Motivation nur von kurzer Dauer ist.

Zeitmanagement Methoden: die OPA Methode

Eine Zeitmanagement Methode, die mir persönlich sehr zuspricht ist eine von Anthony Robbins entwickelte Methode. Er geht davon aus, dass es nicht viel bringt einfache Listen zu machen. Listen sind zwar wichtig, aber hinter der Liste steckt noch etwas viel wichtigeres. Und zwar das ultimative Ergebnis (outcome) und das Warum (purpose), welches hinter jeder Liste (action) stehen sollte. Bevor Du also anfängst Listen zu erstellen und abzuarbeiten – was an sich eine gute Sache ist – solltest Du zunächst mal klar für Dich entscheiden was Dein Ziel ist bzw. wohin Du eigentlich willst. Als zweites solltest Du Dir überlegen warum Du dieses Ziel erreichen willst. Das Ergebnis und Dein ganz persönliches “Warum” sind der eigentliche Motor für Dein Handeln bzw. Deine Motivation.

Erst wenn Deine To-Do Listen mit Deinen gewünschten Ergebnissen und Deinen Gründen warum Du die Ergebnisse erreichen willst verknüpft sind – erst dann kommst Du nach Anthony Robbins dauerhaft ins Handeln.

Die 3 größten Produktivitätskiller

Zeitmanagement Methoden wurden erfunden, um effektiv mit den aus meiner Sicht 3 größten Produktivitätskillern umzugehen. Diese sind im Detail:

1.) Unterbrechungen: hierzu gehören zB. e-mails. Viele Leute, die sich seit Jahren mit Zeitmanagement beschäftigen – lesen zB. immer noch jeden Morgen als aller erstes ihre e-mails.

2.) Multi-Tasking: Im Gegensatz zu was viele Leute behaupten ist die gleichzeitige Bearbeitung von mehreren Aufgaben – wie zB. e-mail schreiben und gleichzeitig telefonieren – extrem ineffizient. Multitasking raubt dem Menschen sowohl Energie als auch Produktivität.

3.) Fragmentierung, immer wieder anfangen und aufhören. Wenn Du etwas anfängst, dann wieder aufhörst und dann wieder damit anfängst verlierst Du jedes Mal sehr viel Energie und Zeit. Das ist in etwa so wie ein Auto, dass mit 200km/h über die Autobahn fährt und dann mehrmals anhält um anschließend wieder loszufahren. Der Energiebedarf, der hier jedes Mal aufs Neue aufgewendet werden muss ist relativ hoch. Ebenso verhält es sich mit konkreten Aufgaben oder Projekten. Wenn Du eine Pause einlegst, dauert es hinterher häufig sehr lange bis Du wieder voll bei der Sache bist.

Die wichtigsten Zeitmanagement Methoden auf einen Blick

1. Einfache To-Do Liste (Checkliste)

2. Die ABC-Analyse. Dabei teilt man Aufgaben wie folgt ein. A= sehr wichtig, kritisch oder dringlich. B = wichtig, kritisch oder dringlich und C = weniger wichtig, kritisch oder dringlich

2. Pareto Analyse. Die Ökonom Wilfried Pareto fand’ heraus, dass ca. 20% der Familien Italien ca. 80% des Vermögens besietzen. Abgeleitet auf Zeitmanagement bedeutet das: viele Aufgaben lassen sich mit einem Mitteleinsatz von ca. 20% so erledigen, dass 80% aller Probleme gelöst werden. Ein Spruch, der dazu mal bei mir an der Wand hing lautete übrigens: “20% ordentliche Vorbereitung löst 80% aller Probleme” :-)

3. Die Eisenhower Methode. Diese Methode macht aus meiner Sicht mit am meisten Sinn. Hier geht es darum Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Die vier Bereiche, die sich daraus ergeben lauten wie folgt: “nicht dringend/nicht wichtig” (zB. Ablenkungen) – “dringend/nicht wichtig” (zB. Dinge, die erledigt werden müssen, aber nicht wirklich zur Zielerreichung beisteuern) – “dringend/wichtig” (zB. es brennt irgendwo und man muss deshalb sofort handeln) und “nicht dringend/wichtig” (das eigene Traumprojekt)

4. Alpen Methode. Hierbei wird ein Tagesablauf im Vorhinein wie folgt geplant:

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

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